Wer darf Vorsteuer abziehen?

Nicht die Berufsbezeichnung, sondern § 15 UStG entscheidet. Im inländischen Standardfall braucht es einen Unternehmer, eine von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführte Leistung, gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer, eine ordnungsmäßige Rechnung und eine Verwendung für Umsätze, die den Abzug nicht ausschließen. Für Einfuhr, innergemeinschaftlichen Erwerb und Reverse Charge gelten eigene Nachweise.

Wann darf eine Eingangsrechnung als Vorsteuer abgezogen werden?

Bei einer normalen ausgeführten Lieferung oder Leistung in dem Besteuerungszeitraum, in dem die Leistung ausgeführt ist und die ordnungsmäßige Rechnung vorliegt. Bei einer Vorauszahlung müssen Rechnung und Zahlung vorliegen. Für Reverse Charge ist eine Rechnung keine gesetzliche Abzugsvoraussetzung.

Geht der Vorsteuerabzug bei einem Rechnungsfehler immer verloren?

Nein. Eine Rechnung kann berichtigt werden und unter Voraussetzungen auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirken. Für eine rückwirkend berichtigungsfähige Ausgangsrechnung müssen zumindest Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer erkennbar sein. Nicht jeder Fehler ist rückwirkend heilbar.

Dürfen Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Soweit Eingangsleistungen den nach § 19 UStG steuerfreien Kleinunternehmerumsätzen dienen, ist der Abzug ausgeschlossen. Ein wirksamer Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung gilt für das ganze Unternehmen und bindet mindestens fünf Kalenderjahre; dadurch entsteht aber nicht automatisch ein Abzug für jede Ausgabe.

Wann zahlt das Finanzamt einen Vorsteuerüberschuss aus?

Ein Überschuss wird in der Voranmeldung oder Jahreserklärung als Steuervergütung angemeldet. Nach § 168 AO wirkt eine solche Anmeldung erst mit Zustimmung der Finanzbehörde wie eine Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung. Das Gesetz garantiert keine pauschale Bearbeitungszeit von wenigen Wochen.

Vorsteuerabzug 2026: Voraussetzungen und Grenzen

Eine Umsatzsteuer auf einer Eingangsrechnung ist nicht automatisch abzugsfähige Vorsteuer. Entscheidend sind Leistung, Leistender, Unternehmereigenschaft, Verwendungszweck, gesetzlich geschuldete Steuer, Zeitpunkt und Nachweis. Dieser Guide trennt den normalen Rechnungsfall von Einfuhr, Reverse Charge, gemischter Nutzung und späteren Korrekturen.

Die Grundregel des § 15 UStG

§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG erlaubt im normalen Inlandsfall den Abzug der gesetzlich geschuldeten Steuer für eine Leistung, die ein anderer Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt hat. Die Ausübung setzt außerdem den Besitz einer nach §§ 14 und 14a ausgestellten Rechnung voraus.

Vier Fragen gehören deshalb zusammen:

Handelte der Leistungsempfänger bereits als Unternehmer und wurde die Leistung für sein Unternehmen bezogen?
Hat der in der Rechnung genannte Unternehmer die konkrete Leistung tatsächlich erbracht?
Ist die ausgewiesene Umsatzsteuer für diesen Umsatz gesetzlich geschuldet?
Dient die Eingangsleistung Umsätzen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen?

Die Unternehmereigenschaft kann schon mit objektiv belegbaren Vorbereitungshandlungen beginnen, etwa dem Erwerb betriebstypischer Ausstattung oder der Anmietung von Geschäftsräumen vor Eröffnung. Eine bloße Absicht ohne nach außen erkennbare, ernsthafte Vorbereitung genügt nicht.

Nicht jeder Abzugsweg braucht eine Lieferantenrechnung mit Steuerausweis

§ 15 Abs. 1 enthält daneben die Einfuhrumsatzsteuer, die Steuer auf einen innergemeinschaftlichen Erwerb und die vom Leistungsempfänger geschuldete Steuer nach § 13b UStG (Reverse Charge). Diese Fälle haben eigene Voraussetzungen und Belege. Die §-14-Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ist daher keine universelle Voraussetzung für jede Vorsteuerart.

Der richtige Zeitpunkt des Abzugs

Bei einer normalen Lieferung oder sonstigen Leistung ist der Abzug in dem Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Leistung ausgeführt wurde und der Unternehmer die ordnungsmäßige Rechnung besitzt. Treffen Leistungs- und Rechnungsempfang in verschiedenen Zeiträumen ein, zählt der Zeitraum, in dem erstmals beide Voraussetzungen erfüllt sind. Die spätere Bezahlung ist für diesen Standardfall keine zusätzliche Voraussetzung.

Bei einer Vorauszahlung vor Ausführung der Leistung ist der gesondert ausgewiesene Betrag dagegen erst abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde; außerdem muss die künftige Leistung hinreichend bestimmt sein. Beim Abzug der nach § 13b geschuldeten Steuer ist keine Rechnung Voraussetzung. Die Steuer kann bei erfüllten übrigen Bedingungen in demselben Zeitraum als Vorsteuer abgezogen werden, in dem sie anzumelden ist.

Rechnung prüfen: Vollbeleg, Kleinbetrag und Berichtigung

Für eine normale Rechnung verlangt § 14 Abs. 4 insbesondere:

vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Leistungsempfänger,
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden,
Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene Rechnungsnummer,
Menge und handelsübliche Bezeichnung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung,
Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und vereinbarte Minderungen,
Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR haben nach § 33 UStDV reduzierte Pflichtfelder: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise Befreiungshinweis. Empfängername, Steuernummer und Rechnungsnummer sind in diesem Sonderfall nicht vorgeschrieben. Die Erleichterung gilt nicht für die dort ausdrücklich ausgenommenen Umsätze.

Ein Fehler ist nicht automatisch endgültig

Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass kann eine Berichtigung auf den ursprünglichen Rechnungszeitpunkt zurückwirken. Dafür muss das Ausgangsdokument zumindest Angaben zu Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer enthalten, ohne dass diese faktisch fehlenden Angaben gleichkommen. Sind diese Mindestmerkmale nicht vorhanden oder greift ein besonderer Ausschluss, entsteht der Abzug gegebenenfalls erst mit einer wirksamen Berichtigung ohne Rückwirkung.

Die Rechnung ersetzt außerdem nicht die materiellen Voraussetzungen. Ein nach § 14c UStG wegen falschen oder unberechtigten Ausweises geschuldeter Mehrbetrag ist nicht gesetzlich geschuldete Steuer für die zugrunde liegende Leistung; daraus folgt für den Empfänger kein Vorsteuerabzug. Das betrifft beispielsweise eine zu hoch ausgewiesene Steuer oder einen Steuerausweis trotz Steuerfreiheit.

E-Rechnung: Was für den Abzug 2026 zählt

Für erfasste inländische B2B-Umsätze darf jeder Rechnungsaussteller bis 31. Dezember 2026 übergangsweise eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier ist ohne Zustimmung des Empfängers möglich; ein einfaches PDF oder ein anderes elektronisches unstrukturiertes Format braucht dessen Zustimmung. Solange diese Übergangsregel eine sonstige Rechnung erlaubt, kann sie bei erfüllten übrigen Voraussetzungen weiterhin Grundlage des Vorsteuerabzugs sein.

Die Empfangsseite ist davon getrennt: Inländische Unternehmer müssen seit 1. Januar 2025 eine strukturierte E-Rechnung empfangen können. Das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer, obwohl § 34a UStDV ihre eigenen §-19-Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnungen zulässt. Der ausführliche Zeitplan steht im Guide zur E-Rechnung 2026.

🧾Umsatzsteuer aus Netto oder Brutto berechnen

Verwendung für steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze

Nach § 15 Abs. 2 ist die Steuer auf Eingangsleistungen grundsätzlich ausgeschlossen, soweit diese für bestimmte steuerfreie Umsätze verwendet werden. Das ist aber keine Regel „steuerfrei gleich niemals abzugsfähig“: § 15 Abs. 3 nimmt unter anderem bestimmte Ausfuhrumsätze und innergemeinschaftliche Lieferungen vom Ausschluss aus.

Entscheidend ist die wirtschaftliche Zuordnung der konkreten Eingangsleistung. Ein Unternehmen kann deshalb gleichzeitig voll abzugsfähige, nicht abzugsfähige und aufzuteilende Vorsteuer haben. Berufsbezeichnungen wie Arzt, Vermieter oder Versicherungsvermittler beantworten die Frage nicht für jede einzelne Tätigkeit und Ausgabe.

Kleinunternehmer: aktuelle Grenzen und Option

Die inländische Steuerbefreiung nach § 19 UStG setzt bei einem bestehenden Unternehmen voraus, dass der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 EUR und im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht überschreitet. Bereits der Umsatz, der die laufende Grenze überschreitet, unterliegt der Regelbesteuerung; die früheren Umsätze bleiben steuerfrei.

Bei einer Neugründung nennt die amtliche Anleitung für das Gründungsjahr die Grenze von 25.000 EUR. Ein inländischer Unternehmer kann bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den betreffenden Besteuerungszeitraum folgenden Jahres unwiderruflich auf die Befreiung verzichten. Der Verzicht wirkt für das ganze Unternehmen und bindet mindestens fünf Kalenderjahre.

Soweit Eingangsleistungen den steuerfreien §-19-Umsätzen dienen, ist ihre Vorsteuer nicht abziehbar. Eine Option zur Regelbesteuerung kann die Ausgangslage ändern, ist wegen Preisgestaltung, Kundengruppe, Verwaltungsaufwand, möglicher §-15a-Berichtigungen und Bindungsfrist aber keine pauschale Empfehlung.

Gemischte Verwendung richtig trennen

Abzugsfähige und ausgeschlossene Unternehmensumsätze

Kann eine Eingangsleistung nicht direkt nur einer Umsatzgruppe zugeordnet werden, ist der nicht abziehbare Teil nach § 15 Abs. 4 wirtschaftlich zuzuordnen und sachgerecht zu schätzen. Ein Umsatzschlüssel ist nur zulässig, wenn keine andere präzisere wirtschaftliche Zuordnung möglich ist. Bei Grundstücken ist grundsätzlich der Flächenschlüssel vorgesehen, sofern keine andere Methode präziser ist.

Unternehmerische und private Nutzung

Wird ein einheitlicher Gegenstand zu weniger als 10 Prozent unternehmerisch genutzt, gilt seine Lieferung, Einfuhr oder sein innergemeinschaftlicher Erwerb umsatzsteuerlich nicht als für das Unternehmen ausgeführt. Bei einem gemischt genutzten Fahrzeug mit mindestens zehn Prozent Unternehmensnutzung kann dagegen ein Zuordnungswahlrecht bestehen: vollständige, anteilige oder keine Zuordnung zum Unternehmen. Ein voller Abzug setzt zusätzlich eine vollständige Zuordnung und eine zum Abzug berechtigende Unternehmensverwendung voraus.

Bei vollständiger Zuordnung kann die private Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe zu versteuern sein. Für Immobilien begrenzt § 15 Abs. 1b den Abzug strenger: Bei einem gemischt unternehmerisch und privat genutzten Grundstück ist die Vorsteuer nur für den unternehmerischen Anteil abziehbar. Die pauschale Pkw-Regel darf daher nicht auf Grundstücke oder jede andere Leistung übertragen werden.

Geprüftes Beispiel: Laptop und Kundenrechnung

Eine regelbesteuerte Freelancerin kauft einen ausschließlich für abzugsberechtigte Umsätze verwendeten Laptop für 1.190,00 €. Der Nettopreis beträgt 1.000,00 €, die korrekt ausgewiesene Vorsteuer 190,00 €. Im selben Zeitraum stellt sie 3.000,00 € netto plus 570,00 € Umsatzsteuer, insgesamt 3.570,00 €, in Rechnung.

Umsatzsteuer auf den Ausgangsumsatz	570,00 €
abziehbare Vorsteuer aus dem Laptop	− 190,00 €
modellierte Zahllast	380,00 €

Die 190,00 € sind keine zusätzliche Steuerersparnis, sondern der bei erfüllten Voraussetzungen abziehbare Eingangssteuerbetrag. Die Freelancerin hat beim Kauf zunächst den Bruttobetrag bezahlt; der Abzug reduziert die Umsatzsteuer-Zahllast des Meldezeitraums.

Voranmeldung und Vorsteuerüberschuss 2026

Zahllast = geschuldete Umsatzsteuer − abzugsfähige Vorsteuer. Übersteigt die abzugsfähige Vorsteuer die Ausgangssteuer, entsteht rechnerisch ein Überschuss. Bei 950,00 € Vorsteuer aus einer 5.000-EUR-Nettoinvestition und 190,00 € Ausgangssteuer ergibt das Modell 760,00 € Überschuss.

Nach § 18 UStG ist das Kalendervierteljahr der Grundfall. Betrug die Vorjahressteuer über 9.000 EUR, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Bei einer Vorjahressteuer von nicht mehr als 2.000 EUR kann das Finanzamt von Voranmeldungen und Vorauszahlungen befreien. Maßgeblich ist damit die Steuer, nicht pauschal Umsatz oder Unternehmensgröße.

Wenn ein Unternehmer seine Tätigkeit 2026 nur in einem Teil des Vorjahres ausgeübt hat oder das Unternehmen 2026 aufnimmt, ist nach der noch für 2026 geltenden Übergangsregel die hochgerechnete tatsächliche beziehungsweise voraussichtliche Steuer maßgeblich. Eine erforderliche Voranmeldung und Vorauszahlung ist grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln beziehungsweise zu entrichten; daneben gibt es die Jahreserklärung.

Eine angemeldete Erstattung ist kein Versprechen eines festen Zahlungstermins. Nach § 168 AO wirkt eine Anmeldung, die zu einer Steuervergütung führt, erst als Steuerfestsetzung unter Vorbehalt, wenn die Finanzbehörde zustimmt. Es gibt dafür keine gesetzliche Wochenfrist; Rückfragen und Prüfungen können den Ablauf beeinflussen.

Spätere Änderungen: § 17 und § 15a

Ändert sich das Entgelt, etwa durch Rabatt, Skonto, Rückgabe oder Uneinbringlichkeit, kann § 17 eine Korrektur von Umsatzsteuer und Vorsteuer verlangen. Davon zu unterscheiden ist die längerfristige Nutzungsänderung eines Wirtschaftsguts nach § 15a.

§ 15a UStG beobachtet langlebige Wirtschaftsgüter grundsätzlich über fünf Jahre, bei Grundstücken zehn Jahre. Eine Maschine kostet im Modell 11.900,00 €, darin 1.900,00 € Vorsteuer. Sinkt ihre zum Abzug berechtigende Verwendung in einem späteren vollen Kalenderjahr von 100 auf 60 Prozent, beträgt der Jahresanteil 1.900 EUR ÷ 5 = 380 EUR und die Korrektur 40 Prozent davon, also 152,00 € für dieses volle Änderungsjahr.

§ 44 UStDV enthält Vereinfachungen: Bei höchstens 1.000 EUR Vorsteuer auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten entfällt die §-15a-Berichtigung. Eine Änderung von weniger als zehn Prozentpunkten bleibt grundsätzlich ebenfalls außer Ansatz, sofern der Jahreskorrekturbetrag nicht über 1.000 EUR liegt. Beträgt die Jahreskorrektur höchstens 6.000 EUR, erfolgt sie grundsätzlich erst in der Jahresfestsetzung; für Veräußerungen gilt eine Sonderregel.

Prüfreihenfolge für die Buchhaltung

Leistenden, Leistungsempfänger und tatsächlich bezogene Leistung feststellen.
Unternehmerische Zuordnung und beabsichtigte Ausgangsverwendung dokumentieren.
Prüfen, ob normale Lieferantensteuer, Einfuhr, Erwerb oder Reverse Charge vorliegt.
Nur gesetzlich geschuldete Steuer und den passenden Nachweis ansetzen.
Vollrechnung, Kleinbetragsrechnung oder zulässige sonstige Rechnung unterscheiden.
Abziehbare, ausgeschlossene, private und aufzuteilende Verwendung trennen.
Leistungs-, Rechnungs- und bei Anzahlungen Zahlungszeitpunkt dem richtigen Zeitraum zuordnen.
Rechnungsberichtigungen, Entgeltänderungen und §-15a-Nutzungsänderungen nachverfolgen.

Amtliche Quellen und Stand

Inhaltlich geprüft am 14. Juli 2026. Der Guide beschreibt allgemeine deutsche Standardfälle. Organschaften, ausländische Unternehmer, Reiseleistungen, Differenzbesteuerung, landwirtschaftliche Durchschnittssätze, Grundstücksoptionen und strittige Leistungsbeziehungen benötigen eine gesonderte Prüfung.

Vorsteuerabzug 2026: Voraussetzungen, Rechnung und Korrektur