Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Die Empfangsbereitschaft gilt seit dem 1. Januar 2025. Inländische Unternehmer müssen eine E-Rechnung entgegennehmen können, wenn ein Lieferant für einen erfassten inländischen B2B-Umsatz eine solche Rechnung ausstellt. Das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze eines Kleinunternehmers erlaubt § 34a UStDV dauerhaft eine sonstige Rechnung, etwa Papier oder PDF. Die Empfangsbereitschaft bleibt davon unberührt. Bei einem PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich; Papier braucht diese Zustimmung nicht.

Was gilt für den Versand im Jahr 2026?

Bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder Rechnungsaussteller für einen grundsätzlich erfassten Umsatz noch eine sonstige Rechnung verwenden. Papier ist ohne Zustimmung des Empfängers möglich. Für PDF und andere elektronische sonstige Rechnungen muss der Empfänger zustimmen.

Was ändert sich 2027?

Unternehmer mit höchstens 800.000 EUR Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr dürfen 2027 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Außerdem dürfen nicht EN-16931-konforme EDI-Rechnungen mit Zustimmung noch bis Ende 2027 genutzt werden. Für größere Aussteller endet die allgemeine Übergangsregel bereits nach 2026; dauerhafte Ausnahmen bleiben bestehen.

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile sind typische Beispiele. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist grundsätzlich geeignet, die Profile MINIMUM und BASIC-WL jedoch nicht. Auch ein zwischen den Parteien vereinbartes anderes strukturiertes Format kann genügen, wenn die gesetzlich verlangten Angaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahiert werden können.

E-Rechnung 2026: Empfang, Übergang und Ausnahmen

2026 ist bei der deutschen B2B-E-Rechnung kein neuer Startpunkt: Empfangen müssen betroffene inländische Unternehmer bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen läuft dagegen noch eine Übergangsregel. Wer den sachlichen Anwendungsbereich, die Zustimmung zu PDF und die dauerhaften Ausnahmen trennt, vermeidet die häufigsten Missverständnisse.

Die Regeln 2026 auf einen Blick

Empfang: Inländische Unternehmer müssen für erfasste Umsätze seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können. Das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer.
Ausstellung: Bis Ende 2026 darf jeder Aussteller übergangsweise noch Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF und andere elektronische sonstige Rechnungen nutzen.
Format: Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten. Ein reines PDF ist im Gesetz eine sonstige Rechnung.
Ausnahmen: B2C-Umsätze, bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetrags- und Fahrausweise sowie Kleinunternehmerrechnungen sind nicht pauschal von einer auslaufenden Übergangsfrist abhängig.

Zuerst prüfen: Fällt der Umsatz in den Anwendungsbereich?

Die Pflicht aus § 14 UStG erfasst nicht schlicht „jede Rechnung zwischen zwei Unternehmen“. Maßgeblich ist ein Umsatz, für den eine Rechnungspflicht besteht, zwischen Unternehmern für deren Unternehmen, wenn sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Das Gesetz bestimmt dafür insbesondere Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte.

Ein ausländischer Unternehmer wird nicht allein durch eine deutsche Umsatzsteuer-Registrierung zu einem im Inland ansässigen Unternehmer. Umgekehrt kann eine inländische Betriebsstätte entscheidend sein, wenn sie am konkreten Umsatz beteiligt ist. Bei grenzüberschreitenden oder mehrgliedrigen Sachverhalten muss die Einordnung deshalb umsatzbezogen erfolgen.

Dauerhafte Begrenzungen und Ausnahmen

B2C: Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die inländische B2B-Pflicht.
Bestimmte Steuerbefreiungen: Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind von dieser Ausstellungspflicht ausgenommen.
Kleinbetragsrechnung: Bei einem Gesamtbetrag bis 250 EUR darf nach § 33 UStDV eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Fahrausweis: Rechnungen nach § 34 UStDV dürfen ebenfalls sonstige Rechnungen bleiben.
Kleinunternehmer: Für nach § 19 UStG steuerfreie Leistungen erlaubt § 34a UStDV eine sonstige Rechnung.

Die Übergangsfristen bis 2026 oder 2027 ändern diese dauerhaften Regeln nicht. Auch eine Rechnung an eine juristische Person, die nicht als Unternehmer handelt, oder bestimmte Grundstücksleistungen an Verbraucher kann außerhalb der B2B-E-Rechnungspflicht liegen.

Was rechtlich als E-Rechnung gilt

Nach § 14 Abs. 1 UStG muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das Gesetz lässt zwei Wege zu:

ein Format nach der europäischen Norm EN 16931 und den dazugehörigen Syntaxen oder
ein anderes zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes strukturiertes Format, aus dem sich die gesetzlich verlangten Angaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahieren lassen.

Ein per E-Mail versandtes PDF enthält zwar elektronische Bild- oder Textdaten, ist ohne geeigneten strukturierten Datenteil aber nur eine sonstige Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung: Ein strukturierter XML-Datensatz, der die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen kann.
ZUGFeRD: Ein hybrides PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Nach dem BMF-Schreiben ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich geeignet; ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Bei einer hybriden Rechnung ist der strukturierte Datenteil umsatzsteuerlich führend. Widersprechen sich sichtbares PDF und strukturierte Daten, bilden sie nicht zwei gleichwertige Originale. Deshalb sollten Aussteller beide Darstellungen vor dem Versand abgleichen.

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Zeitplan für Empfang und Ausstellung

Zeitraum	Regel
Seit 01.01.2025	Empfangsbereitschaft für inländische Unternehmer bei erfassten Umsätzen. Ein E-Mail-Postfach reicht als Übermittlungsweg; ein besonderes Portal ist nicht vorgeschrieben.
Bis 31.12.2026	Jeder Aussteller darf noch eine sonstige Rechnung verwenden. Papier ist ohne Empfängerzustimmung möglich; PDF oder eine andere elektronische sonstige Rechnung nur mit Zustimmung.
Kalenderjahr 2027	Die sonstige Rechnung bleibt möglich, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 EUR betrug. Unabhängig von dieser Umsatzgrenze dürfen nicht konforme EDI-Rechnungen mit Zustimmung noch bis Ende 2027 genutzt werden.
Ab 01.01.2028	Für erfasste inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung der Regelfall. Die Übergangsvorschriften enden; die gesetzlichen dauerhaften Ausnahmen bleiben bestehen.

Die 800.000-EUR-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Sie ist keine Empfangsgrenze. Auch entscheidet in der Übergangszeit der Aussteller, ob er bereits eine E-Rechnung sendet; für eine gesetzlich vorgesehene E-Rechnung braucht er keine Zustimmung des Empfängers.

Kleinunternehmer: Empfang und Ausstellung trennen

Ein Kleinunternehmer muss grundsätzlich seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für eigene nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze enthält § 34a UStDV jedoch eine dauerhafte Erleichterung: Die Rechnung kann stets als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

„Sonstige Rechnung“ bedeutet nicht, dass jede Übermittlungsart ohne Abstimmung zulässig wäre. Papier benötigt keine Zustimmung. Für ein PDF oder eine andere elektronische sonstige Rechnung gilt weiterhin das Zustimmungserfordernis aus § 14 UStG.

Empfang praktisch und kontrolliert einrichten

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Softwareanbieter und kein zentrales Empfangsportal vor. Das BMF nennt unter anderem E-Mail, elektronische Schnittstellen, gemeinsame Speicherorte, Portale und sogar die Übergabe auf einem Datenträger als mögliche Wege. Für einen belastbaren Prozess sind vier Schritte sinnvoll:

Geschäftspartnern einen eindeutigen Empfangskanal nennen und Vertretungen festlegen.
Die strukturierte Originaldatei sicher übernehmen, ohne ihren Inhalt zu verändern.
Format, Absender und Pflichtangaben prüfen; eine technische Validierung ersetzt nicht die sachliche Rechnungsprüfung.
Für Beschäftigte eine lesbare Darstellung bereitstellen und Fehler mit dem Aussteller klären.

Alle umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ergänzende Unterlagen können als Anlage mitgesendet werden, dürfen fehlende Pflichtangaben im strukturierten Datensatz aber nicht ersetzen.

Aufbewahrung: strukturierte Originaldaten acht Jahre erhalten

Nach § 14b UStG sind Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil so erhalten bleiben, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Eine bloße PDF-Ansicht ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht.

Die BMF-FAQ zur E-Rechnung stellt zugleich klar: Die Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems verletzt nicht allein deshalb die umsatzsteuerliche Anforderung der Unversehrtheit. Davon getrennt können Aufbewahrungs-, Nachweis- und Verfahrenspflichten aus Abgabenordnung und GoBD gelten. Eine pauschale Aussage, nur ein bestimmtes Archivprodukt sei zulässig, wäre daher zu weitgehend.

E-Rechnung ist noch kein deutsches Echtzeit-Meldesystem

Strukturierte Rechnungen können ein späteres digitales Meldesystem vorbereiten. Die derzeitige Empfangs- und Ausstellungspflicht übermittelt Rechnungsdaten aber nicht automatisch in Echtzeit an die Finanzverwaltung. Nach dem aktuellen BMF-Stand sollen die gesetzlichen Grundlagen für ein nationales Meldesystem erst in einem späteren Gesetzgebungsverfahren geschaffen werden. Unternehmen sollten deshalb die geltenden Rechnungsregeln umsetzen, ohne bereits eine noch nicht verabschiedete deutsche Meldepflicht in ihre 2026-Prozesse hineinzulesen.

Prüfliste für 2026

Für jeden Rechnungstyp Inland, Unternehmerstatus, Leistungsbezug und sachliche Ausnahme prüfen.
Einen dokumentierten Empfangskanal sowie eine lesbare Darstellung für XML-Rechnungen bereitstellen.
Strukturierte Daten auf Format, Pflichtangaben und sachliche Richtigkeit kontrollieren.
Bei ZUGFeRD die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausschließen und PDF/XML-Widersprüche vermeiden.
Für Ausgangsrechnungen Papier und elektronische sonstige Rechnung wegen des Zustimmungserfordernisses getrennt behandeln.
Umsatzgrenze und EDI-Sonderregel für 2027 dokumentieren; dauerhafte Ausnahmen nicht mit Übergangsregeln verwechseln.
Den strukturierten Originalteil für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten.

Quellen und Stand

Stand der Prüfung: 14. Juli 2026. Der Beitrag erläutert die allgemeinen umsatzsteuerlichen Regeln und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei ausländischen Betriebsstätten, Organschaften, Mischumsätzen, Gutschriften oder strittigem Leistungsempfänger sollte der konkrete Umsatz fachlich geprüft werden.